Согласно Закону о компаниях (раздел 171(1) каждая сингапурская компания обязана назначить локального секретаря компании в течение 6 месяцев после ее регистрации.  Секретарь компании должен быть физическим лицом и резидентом Сингапура. Если у компании есть только один директор, он или она не может быть корпоративным секретарем и директором в одном лице.

Что касается иностранцев, иностранные граждане не имеют права самостоятельно регистрировать компанию в Сингапуре, им требуется лицензированный корпоративный секретарь еще до открытия компании. RSBU предоставляет услуги профессионального секретаря с более чем 20 летним стажем работы по доступным ценам в Сингапуре.

Несмотря на название, секретарь Компании - это не девушка на ресепшн, которая будет отвечать на звонки и приносить кофе. По степени персональной ответственности корпоративного секретаря можно сравнить с позицией главного бухгалтера компании в России.

Секретарь в Сингапурской компании это должностное лицо, которое отвечает за эффективное внутреннее управление компанией, в частности, контроль за соблюдением всех законодательных и нормативных требований и обеспечение выполнения решений совета директоров Компании надлежащим образом.

В обязанности секретаря входит убедиться, что компания и ее руководители действуют в рамках закона. Помимо этого, в зону ответственности корпоративных секретарей входит общение с акционерами, чтобы гарантировать что дивиденды выплачиваются в надлежащем объеме и сроке, ведение учета по компании, подачу ежегодных отчетов в IRAS и ACRA, подготовку резолюций и регистрацию решений совета директоров. А также надлежащее хранение всехе официальных документов компании ( отчеты о выпущенных акциях, протоколы всех заседаний совета директоров) и гербовой печати Компании.

ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ КОМПАНИИ

Секретари компании выполняют чрезвычайно широкий спектр задач и чем больше размер компании, тем больший пласт задач ложится на корпоративного секретаря. Особенно, если речь идет о публичных компаниях. Для компаний небольшого размера спектр обязанностей секретаря значительно меньше.

Полный спектр задач и обязанностей секретаря Компании можно условно разделить на следующие категории:

1. Заседания Совета директоров

• Координация формальностей по принятию решений акционерами и членами Правления и отчетности компании;

• составление повестки дня встреч с председателем правления и / или исполнительным директором;

• посещение встреч и ведение протоколов;

• ведение протоколов собраний;

• заверение копий протоколов и резолюций; и

• обеспечение соблюдения регуляторных процедур.

2. Общие собрания Компания

• получение внутренних и внешних согласований отчетной документации для рассылки акционерам;

• координация организации и посещение собраний, ведение протоколов; и

• обеспечение соблюдения регуляторных процедур.

3. Конституция компании

• обеспечение соответствия компании ее конституции; и

• разработка и внесение поправок в соответствии с установленными процедурами.

4. Обязательные регистры и книги

• ведение обязательных реестров.

5. Обязательные уведомления регулятора

Подача уведомлений в ACRA:

• любые изменения в директоре (ах) компании или сведения о директоре (ах)

• изменение ФИО директоров или их места жительства

• снятие с должности в соответствии с законом и конституцией компании

• освобождение от должности

• назначения / отставки / уведомления о смерти

• отчет о годовой прибыли

• изменение названия компании

• принятие, изменение и отмена конституции

• выпуск акций

• любые другие изменения, требующие обновления в ACRA

6. Корпоративные отчеты

• координация публикации и распространения годового отчета, бухгалтерской и финансовой отчетности компании; и

• подготовка отчета директоров.

7. Регистрация акций

• ведение реестра участников компании;

• содействие в передаче и другие вопросы, касающиеся пакетов акций; и

• рассмотрение запросов и запросов акционеров.

8. Связь с акционерами

• уведомления акционеров;

• выплата дивидендов и процентов;

• оформление документации по вопросам прав и капитализации;

• отношения с институциональными акционерами и их комитетами по защите инвестиций.

9. Мониторинг акционеров

• мониторинг изменений в реестре участников для выявления очевидного «увеличения доли» в акциях компании потенциальными участниками торгов; и

• запросы участников относительно бенефициарного владения холдингами.

10. Выпуск акций и капитала, передача и реструктуризация

• внесение изменений в структуру акционерного и ссудного капитала и девелопмент; и

• внедрение и управление схемами долевого участия директоров и сотрудников.

11. Приобретение активов

• участие в качестве ключевого члена команды компании в реализации корпоративных приобретений и продаж;

• защита интересов компании за счет обеспечения эффективности всей документации и раскрытия информации о должной осмотрительности, позволяющей провести надлежащую коммерческую оценку до завершения сделки.

12. Корпоративное управление

• анализ изменений в корпоративном управлении; и

• консультирование и оказание помощи директорам в отношении их обязанностей и ответственности и соблюдения их личных обязательств в соответствии с законодательством о компаниях и, если применимо, требованиями фондовой биржи.

13. Неисполнительные директора

• Выступает в качестве канала связи и информации для неисполнительных директоров.

14. Штамп компании

• Обеспечение надежного хранения и надлежащего использования штампа компании, если это предусмотрено конституцией компании.

15. Предупреждение и напоминания о всех важных датах по компании

• своевременное предупреждение директоров и акционеров компании о приближающихся отчетных датах по компании